De un CRM costoso a una solución integrada y sostenible
A medida que una empresa crece, también evolucionan sus necesidades tecnológicas. Sin embargo, ese crecimiento no siempre va acompañado de una mayor coherencia operativa: con frecuencia, las herramientas se acumulan sin integrarse, y lo que en su momento fue una solución potente puede convertirse en una estructura compleja, rígida y costosa.
Ese fue el punto de inflexión para Foto Ruano, empresa de referencia en fotografía profesional y venta de material especializado situada en Palma (Islas Baleares), con un modelo de atención multicanal y una operativa cada vez más exigente.
Durante años trabajaron con HubSpot, una plataforma robusta, pero con un coste elevado en relación con el uso real que necesitaban. Esta situación llevó al equipo a replantear su ecosistema digital desde una perspectiva más estratégica. El resultado fue migrar a Odoo, con el acompañamiento técnico y metodológico de ALBIRA Solutions.
Con Odoo, Foto Ruano ha conseguido alinear tecnología, procesos y costes: una solución integrada, con visibilidad completa del cliente, automatización entre canales y una inversión ajustada a los resultados esperados.
Entrevista: cómo se vive una migración bien ejecutada
En el vídeo, Daniel Ruano, director comercial de Foto Ruano, responde con transparencia a preguntas clave y comparte su visión sobre el proceso de cambio, la migración a Odoo y el impacto real en el día a día del equipo.
Punto de partida: una herramienta solvente, pero con costes desalineados
El equipo de Foto Ruano trabajaba con HubSpot como plataforma central para la gestión de leads, clientes y campañas automatizadas. Sin embargo, a medida que la compañía crecía, también lo hacía el coste de la licencia.
Los principales desafíos identificados fueron:
- Coste elevado y poco escalable de HubSpot
- Duplicación de tareas y pérdida de trazabilidad entre canales.
- Necesidad de un entorno más flexible, modular y sostenible a largo plazo.
La solución: migración a Odoo con foco en procesos + integración de WhatsApp
La propuesta de ALBIRA no fue simplemente sustituir una herramienta por otra, sino rediseñar el ecosistema digital con foco en eficiencia, trazabilidad y control de costes. El proyecto incluyó:
- Migración completa de HubSpot a Odoo, incluyendo datos, históricos y estructuras de segmentación.
- Configuración de módulos clave: CRM, Email Marketing, Automatización, Web, WhatsApp.
- Integración oficial de WhatsApp Business en Odoo
- Rediseño de procesos internos y acompañamiento al equipo.
Resultados: más simplicidad, más control, menor coste
La migración ha supuesto un cambio significativo en la forma de trabajar de Foto Ruano. Hoy, todo el ciclo de marketing, desde la captación hasta la atención posventa, se gestiona desde un único entorno conectado.
- Un sistema único: campañas, ventas y atención postventa en un solo entorno
- WhatsApp conectado al CRM: trazabilidad total desde una única interfaz
- Reducción de costes: licencias ajustadas al uso real
- Mayor alineación entre equipos: datos compartidos y procesos más fluidos
Tecnología alineada con procesos reales
Este proyecto demuestra que una migración tecnológica no es solo un cambio de herramienta, sino una oportunidad para repensar procesos, mejorar la eficiencia y alinear inversión y valor real.
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